¿Qué es Skype empresarial y cómo funciona?

Todos conocemos Skype gracias a la manera en la cual este nos ha conectado con muchas personas en cualquier parte del mundo. Sin embargo, ante la crecida demanda de conexiones internacionales en el área laboral, reuniones, conferencias e intercambio de información, en las cuales los ejecutivos desde sus roles demandan una comunicación directa y fluida a pesar de no estar en el mismo lugar, nace la alternativa del Skype empresarial o Skype for business.

Skype tal como lo conocemos está cerca de cumplir 17 años en el mercado. Su crecimiento, ha revolucionado también la forma de comunicarnos, no solo mediante el texto, sino a través de voz y vídeo que era el objetivo principal de sus creadores Janus Friis y Niklas Zennstrom. Al presentar su “idea loca” a los estonios Priit Kasesalu, Ahti Heinla y Jaan Tallinn, éstos crearon la solución técnica para desarrollarlo y dar inicio a su primera versión.

Hoy en día, Skype, ya en manos de Microsoft desde 2011, se plantea como uno de los pilares de estrategia de servicios en la nube de esta compañía, brindando la posibilidad, no solo de mantener una comunicación efectiva entre millones de personas en el mundo a través de cualquier dispositivo, sino, abriéndose hacia el campo empresarial, en el cual más emprendedores, inversionistas y estrategas empresariales, amplían sus posibilidades de éxito sacándole a Skype business el máximo provecho.

Qué puede hacer Skype por tu empresa

Una de las claves para lograr el éxito de una compañía es la comunicación eficaz dentro y fuera de ella. No es una sorpresa para nadie que al día de hoy se pueda realizar una conferencia efectiva a través de Internet, pero a mayores herramientas y posibilidades, mayor será el alcance y la productividad que podremos obtener de ella.

Esto es, precisamente lo que hace posible el uso de las herramientas de Skype una vez que obtenemos la licencia de Skype empresarial. Se deja a un lado las barreras y cualquier limitante geográfica y se facilita la interacción y el intercambio comunicativo de una manera exitosa, sencilla y muy amigable de cara al usuario.

Otro aspecto importante que se hace necesario valorar, son los beneficios exclusivos que ofrece por estar vinculado a Office 365, porque sus características, a diferencia del Skype convencional, están especialmente pensadas para el ámbito empresarial.

¿Qué significa esto?

• Al contratar Skype empresarial se adquiere una solución adaptada a las necesidades propias de nuestra empresa y que la diferencia de nuestras necesidades personales. Las características de este servicio están basadas en las actividades, labores y gestiones propias de una empresa, incluyendo el compartir y hacer tareas, delegar, anotar en el calendario y trabajar organizadamente en metas y objetivos.
• La integración con Office 365 hace posible que la información fluya de forma más simple y organizada. Gracias a la armonía que se logra al unir las herramientas de productividad con las comunicativas se puede trabajar fácilmente desde esta plataforma con las aplicaciones a las que has estado acostumbrado desde siempre: Word, Excel y Outlook, respectivamente, por lo tanto, aquí el avance laboral y la productividad son elementos que se cumplen de manera óptima y eficiente.

Funcionalidades de Skype Empresarial

Cuando analizamos las ventajas de crear cuenta de Skype empresarial, nos damos cuenta de que, definitivamente se lo pensaron muy bien. Sus diseñadores tomaron en cuenta aspectos que quizás, ignorábamos que podríamos llegar a necesitar en nuestra empresa.

Vayamos más a fondo y echemos un vistazo a las principales diferencias:

• Mientras que el Skype convencional nos permite realizar una conferencia con un máximo de 50 usuarios, en el empresarial se puede compartir pantalla trabajando hasta con 250 personas en una llamada simultánea.
• Desde 10 y hasta unas 10 mil personas: El número de reuniones con Skype empresarial es ahora ilimitado, además de que se puede hacer desde cualquier dispositivo, bien se android, iOS, utilizando Skype empresarial para Mac, o Skype empresarial para Windows.
• Otro tipo de recursos que resultan siempre atractivos y muchas veces terminan siendo indispensables para un equipo de trabajo, son por ejemplo, las pizarras colaborativas y la posibilidad de hacer anotaciones directamente en PowerPoint. Las sesiones de preguntas y respuestas que se quedan allí, y forman parte de este sistema integrado con licencia de Office 365 que deja todo en la nube, maximiza la productividad de cada reunión y la comunicación del equipo del equipo de trabajo; llevándola a a otro nivel.
• La comunicación fluida que necesariamente sea de manera personal quedó atrás. Y los recursos útiles de la oficina, se trasladan a esta plataforma, desarrollándose de manera sencilla y enriquecedora para el negocio.
• En cuanto a la mensajería instantánea, son variados los aportes que este software nos permite considerar. Los usuarios pueden, por ejemplo, hacerle saber a su equipo mediante el estado, si están presentes, disponibles, ausentes, sin conexión o si han solicitado no molestar. Esta información está presente en todo el conjunto de aplicaciones de Office 365.
• A través de la red de protocolo de Internet (IP) es posible enviar y recibir mensajes en tiempo real y está disponible para una comunicación de Skype a Skype o entre varias entidades. Para mayor seguridad, el texto MI tiene un cifrado.
• Los Planes de llamada: Skype empresarial online incluye funcionalidades de llamada en la RTC o red telefónica conmutada. Estos permiten buscar, asignar y adquirir números telefónicos a sus usuarios para que puedan realizar y recibir llamadas dentro y fuera de la organización.

Para los que tengan sus números de teléfono asignados cuentan con la posibilidad de realizar llamadas de voz en todos los dispositivos con Skype empresarial y pueden controlar las llamadas mediante varias funciones como desactivar/ reactivar audio, suspender/ reanudar, transferencia y desvío de llamadas.

Aspectos empresariales online que pasaron al siguiente nivel

Skype, de la mano de Microsoft (Microsoft Teams) se fue mucho más allá con esto de brindar mayores posibilidades ante la comunicación empresarial a través de Internet y la llevaron a términos que probablemente no se llegaron a pensar jamás. Sus 4 vertientes principales son:

• Las reuniones Online: Con más posibilidades que nunca, realizar audioconferencias y videoconferencias de gran calidad es hoy en día mucho más que un mito. Tener Skype empresarial web y realizar conferencias por esta vía con cualquier persona y en cualquier parte es ahora mucho más sencillo y eficiente.

Las características de asistencia de programación, la toma de notas, el uso compartido de pantallas y la posibilidad de grabar las reuniones, como bien se ha mencionado, son una de sus mayores fortalezas.

Otro punto a destacar, es que puedes mantener a todos informados acerca de la reunión, antes, durante y después de realizada, enviando invitaciones, compartiendo la agenda y mostrando el contenido en la sala con los participantes, disfrutando de audio y video HD de calidad.

• Eventos en vivo: ¿Pensaste que no tendrías participación porque no podías ir? Esto ya no tiene porqué pasar. Es posible organizar reuniones y eventos de gran envergadura y completamente en vivo. Las presentaciones, seminarios web y eventos para toda la compañía pueden darse hasta con 10 mil asistentes dentro y fuera de la organización.
• Audioconferencias: con un número de acceso telefónico global, las personas pueden sumarse a las reuniones y conectarse unas con otras directamente mediante cualquier teléfono. Sólo debes descargar Skype empresarial para pc, o descargar Skype empresarial para Mac según sea tu caso, y contratar el servicio.

La posibilidad de solo usar el móvil para poder ingresar a una reunión es una opción útil en el caso de que las personas estén de viaje, no tengan acceso a una PC en ese momento, o cuando la conectividad a Internet se encuentra limitada, una reunión únicamente de audio puede salir bien y suplir los requerimientos.

• Dispositivos: Cámaras, auriculares, altavoces, teléfonos de escritorio, de conferencia y los sistemas de salas, son los diversos dispositivos para reuniones que este Teams permite conectar, gracias, además, a sus partners certificados entre los que se encuentran HP, Lenovo, y Yamaha, entre otros.

Cuáles son los costes de Skype empresarial

Una vez que conocemos de todas las funcionalidades (si es que todavía no lo hemos adquirido) la primera interrogante que surge es, ¿Cuánto cuesta? Pues bien, el Skype empresarial se adquiere con office 365 como ya se ha explicado, y éste ofrece al menos 3 modalidades de planes o paquetes, para escoger el que esté más apegado a nuestros requerimientos y necesidades.

• Office 365 Empresa Essentials: es el plan más básico que tiene un coste de 4,40 Euros, respectivamente. Este plan incluye las herramientas básicas y los servicios empresariales en PC, Mac o móvil, excluyendo las versiones de escritorio. Entre sus servicios está el Teams, OneDrive, Exchange, y SharePoint, así como las versiones web y para móvil de las aplicaciones de Office, el correo y calendario, almacenamiento y uso de archivos compartidos y el soporte técnico.
• Office 365 empresa: Con todos los servicios incluidos que, en el plan básico, pero además, con las aplicaciones de Office Excel, Word, Outlook, PowerPoint y Access (solo PC). las versiones de escritorio para equipos PC y Mac también se incluyen en este plan que tiene un coste de 8,80 euros por usuario al mes.
• Office 365 empresa Premium: Es el más completo de todos los planes con todas las aplicaciones y servicios incluidos, además de la seguridad y cumplimiento que son puntos vitales para toda empresa. (Proteger el correo ante un software malintencionado correos no deseados y amenazas, además de controlar quién accede a la información de nuestra empresa y cuándo lo hacen) y se cuenta con más de 1000 controles de seguridad y privacidad. El soporte técnico, también es parte de este plan, de forma online y telefónica de manera ininterrumpida. Tiene un coste de 10,50 Euros.

What's the problem?

Todos estos costes de cada plan son por usuario al mes y con una suscripción anual. Puedes verlos en su página web:

Ver Skype para empresas

¿Cuántos usuarios de Skype hay en el mundo?: los que le aman y los que le odian

Skype es de gran preferencia por una cantidad exorbitante de usuarios en todo el mundo, y es, de hecho, el servicio de VoIP más utilizado con un tanto más de 300 millones de usuarios al mes. Desde el año 2016 la compañía no ha dado mayores detalles de cifras oficiales, pero se estima que continúe rondando cerca de esta cifra.

Estos datos, hasta el momento, solo pueden arrojar resultados positivos y alentadores para la compañía. Esto significa, entre otros aspectos cuantificables, que Skype tiene más de 1,4 millones de conexiones cada minuto y hay más de 2 mil millones de conexiones al día. En algún momento, una infografía presentada en el sitio oficial de la compañía, reflejó que esta cifra es tiempo suficiente para viajar a la luna y volver por lo menos unas 225 veces.

Otros estudios independientes también han mostrado datos de gran valor, como por ejemplo que las llamadas internacionales a través de Skype suponen un tercio del tráfico mundial, y que el servicio, hasta hace algunos años atrás, no paraba de experimentar crecimientos importantes.

Pero no todo es color de rosa, y Skype no es la excepción. Aunque hemos mostrado todos sus aspectos positivos que realmente cumplen la función de conectar a la gente, como lo podemos ver reflejado en estas cifras, Skype también tiene detractores que han experimentado un mal servicio y se han divorciado drásticamente de la compañía, dejando quejas fuertes y molestias expresadas en diferentes medios sociales.

¿Qué puede suponer una desventaja para un usuario al configurar Skype empresarial?

Hay quienes alegan que lejos de tener sencillez en su haber, podría ser un tanto complicada de utilizar y que la calidad de las llamadas no siempre es tan alta como la compañía lo expresa. Otro punto que es centro de quejas negativas en las reseñas de Apple Store o Google Play, es que es la demanda de batería que exige el uso de la plataforma es exagerado y que tiene una política de privacidad débil.

Ciertamente, al evaluar opiniones, testimonios y reviews, no hay plataforma alguna que cumpla a la perfección cada una de sus funcionalidades las 24 horas del día y para todos sus miles de millones de usuarios. Todas tienen sus fallas técnicas en algún momento, y lo importante y clave en este punto para una empresa tan trascendental es que su servicio técnico y atención al usuario ante estas situaciones difíciles de manejar, se mantenga activo y dando respuesta oportuna.

Algunas alternativas al Skype empresarial

Por supuesto que las hay, incluso más allá del famoso Hangout de Google, y de Slack, una plataforma que está siendo muy utilizada hoy en día, conectando a trabajadores y empresarios de una misma compañía y prestando funcionalidades sencillas y buenas, que, además destacan por sus prestaciones y disponibilidad de forma gratuita.

Veamos algunos ejemplos:

• FaceTime: Este programa de videochat es destinado para dispositivos Iphone, Ipad y Mac, en la cual, es posible realizar también videoconferencias con 32 participantes simultáneamente, y ofrece la opción de telefonía por Internet con o sin video. En muchos casos esta plataforma ya viene pre instalada en los dispositivos y tiene un cifrado de extremo a extremo. Un punto negativo es que no incluye el envío de archivos, y que solo está disponible para Apple.

• Google Duo: Es una buena opción si se trata de simplicidad y para los aspectos más básicos. Su función principal son las videollamadas entre dos participantes y videoconferencias de hasta 8 personas. Quien recibe la llamada puede ver quién está del otro lado del teléfono antes de responder gracias a la vista previa en vivo. Esta aplicación está disponible para usuarios de Android y iOS, y estos últimos no tienen que crear una cuenta extra en Google porque basta con su número de teléfono.
• WeChat: Está disponible para casi todos los sistemas operativos excepto Linux. Cuenta con múltiples funcionalidades entre las que incluyen las videoconferencias con hasta 9 participantes, telefonía IP con o sin videos y transferencias de archivos. Una desventaja importante que presenta esta aplicación es que su protección de datos no tiene muy buena reputación.
• Whereby (antiguo Appear.in): tiene muy buena fama, principalmente por lo amigable de sus funcionalidades y su rapidez. Su app está disponible para android y iOS, pero la versión web va genial en el móvil y es bastante completa e interesante. Hay una versión gratuita que permite hasta cuatro participantes en una videoconferencia, y la paga, por menos de 10 USD se pueden incluir 12, y reservar hasta 3 salas con el nombre que se desee elegir. Con un añadido de 5 USD estas se pueden grabar.
• Gluppi: Es la alternativa más reconocida frente al Skype empresarial porque ha sabido tomar muy en cuenta la comunicación empresarial y no ha dejado este aspecto a la ligera, alegando además que facilitan las comunicaciones unificadas lo que genera múltiples posibilidades para sacarle provecho, (mientras que Skype empresarial permite las comunicaciones por chat, voz y videoconferencia)

También trabaja con mensajería instantánea para consultas breves, una centralita virtual en la que se gestionan diferentes departamentos y se pueden programar mensajes automatizados, almacenamiento en la nube, audioconferencias, videoconferencia y telefonía IP.

Preguntas frecuentes

Siempre es importante saber cómo podemos obtener ayuda en caso de necesitarla por algún problema técnico que se nos presente. Así que, ante la duda de, ¿dónde puedo obtener ayuda para Skype empresarial? La compañía explica que si eres cliente activo, puedes visitar el soporte técnico de Microsoft office para que tu caso sea atendido de forma personalizada.

Para ponerte en contacto ante cualquier eventualidad, chequea si tu duda está explicada detalladamente en su página de soporte, o ponte en contacto con el servicio de asistencia.

Si aún no está entre sus opciones esta herramienta funcional para tu empresa, podrías sumarte a la lista de los más de 300 millones de usuarios que se han conectado por esta plataforma, y han hallado en ella la manera de hacer que su negocio sea aún más productivo con empleados y clientes en cualquier parte del planeta.