El liderazgo y la gestión de equipos son temas que cada vez tienen más relevancia para las organizaciones. El manager, como pieza fundamental para la evolución de las empresas, debe saber cómo impulsar el trabajo de equipo, promover el máximo rendimiento y reconocer el esfuerzo,... todo en un ambiente lo más cordial posible.
Si alguna vez has hecho un deporte de equipo durante varios años o una temporada, te darás cuenta de que muchas de las cosas que aprendiste, las puedes extrapolar al mundo laboral. Al fin y al cabo, ¡hablamos de personas!
A continuación te daré algunos consejos, basados en la experiencia, para que lideres tu equipo de forma eficaz a la vez que reduces el estrés de tus colaboradores o empleados.
Entendemos por gestión de equipos a un grupo de personas, con diferentes competencias y habilidades, que son guiadas por un manager para trabajar por una meta común. En este proceso, el líder es quien se encarga de velar por las necesidades y la satisfacción de los colaboradores para garantizar la eficiencia y buenos resultados.
Asimismo, gestionar equipos de trabajo implica un esfuerzo colectivo de cada uno de los integrantes por alcanzar la destreza organizacional deseada para lograr la misión del grupo. Para ello, el líder procura reducir los conflictos, promueve la comunicación abierta, asigna metas diarias, valora la proactividad y reconoce la buena labor cada vez que pueda.
Quienes buscan implementar un liderazgo efectivo a la hora de gestionar un equipo de trabajo, necesitan una serie de habilidades. Cada manager o líder debe entender que estas acciones dependen de varios factores asociados con el funcionamiento del colectivo. Por eso, tienen que saber cómo delegar, motivar, guiar y controlar para sacar el máximo esfuerzo de los integrantes del grupo.
La importancia del liderazgo y la gestión de equipos se ve mejor evidenciada en los beneficios que aporta este conjunto de capacidades:
La gestión del tiempo dentro del trabajo de equipo está orientada a impulsar la productividad y el aprovechamiento de la jornada. Cuando esto sucede, se genera un buen clima laboral, hay menos estrés y existe un mayor cumplimiento de los objetivos. Lograr un buen enfoque de los colaboradores resulta esencial para la productividad y los buenos resultados.
Una buena administración del tiempo implica que los integrantes del equipo hacen de manera inteligente su jornada, evitan las distracciones y aprenden a desconectarse. Para conseguir un buen rendimiento será también necesario un tiempo de descanso para despejar la mente, incluso haciendo charlas distendidas o dejando a los integrantes del grupo centrarse en nuevas ideas.
El caso de Google es un gran ejemplo: Sus empleados emplean el 20% de su jornada laboral para experimentar, pensar nuevas ideas e innovar. El resultado de su política ha sido la creación de varios de los productos con los que Google ha generado la mayoría de sus ingresos, como AdWords.
Es necesario evitar los “time-waster” más frecuentes:
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Los entornos productivos necesitan equipos de trabajo que puedan cooperar de manera efectiva para completar proyectos, ya sean sencillos o complejos. Mientras que esto es lo ideal en cualquier situación, a menudo la falta de liderazgo puede afectar de la dinámica laboral, la cohesión y la eficiencia. Esto se puede evitar empleando técnicas para gestionar equipos de trabajo como:
En la gestión de equipos, cada integrante cumple una función importante. No obstante, la mala asignación de roles provoca que las habilidades individuales no sean complementarias. Por eso hace falta que evalúes a cada prospecto para saber si tienen lo necesario para cumplir con su parte.
Si durante el reclutamiento descubres que el colaborador es más apto para otra posición, no hay que dudar en promover un cambio. La importancia de ajustar temprano en el proceso de contratación radica en que dicho candidato tendrá más probabilidad de encajar y desarrollar todo su potencial.
Parte esencial de la gestión de equipos y personas consiste en desarrollar actitudes positivas y un intercambio amistoso con cada miembro del equipo. Cuando eres manager, jefe o supervisor y desarrollas buenas relaciones con tus seguidores, el grupo genera una vinculación interna más fuerte.
La gestión de equipos eficaces requiere que los integrantes sientan respeto por sus colegas y por sus líderes. Cuando tienes la capacidad y la empatía de conocer a cada empleado de manera personal, estás sentando las bases para que acudan a ti en caso de conflicto.
Para saber cómo gestionar equipos de trabajo, necesitas crear una estructura para que los integrantes sepan cuáles son sus roles y a quién deben reportar un problema. Cuando exista un impasse por algún tema, se recomienda elegir quienes tendrán la palabra final.
Mientras que los conflictos son inevitables en la gestión de equipos, es bueno tener una guía clara que permita su resolución. Las reglas son fundamentales para mejorar la convivencia, evitar que las discusiones se salgan de control y tener un mecanismo efectivo de management.
Un buen modelo de gestión de equipos promueve una declaración inicial de los objetivos al momento de comenzar un proyecto nuevo. La idea básica consiste en hacerle saber al grupo de colaboradores la visión de la empresa para que tengan claras sus asignaciones.
Esto no se trata de una imposición, sino de un panorama general para que cada uno entienda bien cómo puede contribuir con los objetivos planteados. En caso de que existan preguntas o dudas, se sugiere generar una discusión orientada donde todos pueden opinar.
La gestión de equipos efectivos debe estar guiada por unos plazos que ayuden a desarrollar un proyecto exitoso. Esto requiere un mapeo individual de metas en un lapso de tiempo para que cada miembro pueda ver cómo progresar a medida que avanzan.
Solamente a través de la gestión del tiempo efectiva, el equipo puede aspirar a ser eficiente, emplear mejor sus capacidades y ahorrarle recursos a la empresa. Cuando no se tiene un plan claramente delineado para alcanzar los objetivos, los esfuerzos y responsabilidades se pierden.
Te recomiendo aplicar la metodología SCRUM, o por lo menos sus principios, con tu equipo. Verás como la comunicación y productividad de tu equipo mejora rápidamente.
El liderazgo efectivo tiene como finalidad promover la participación de todos los integrantes que conforma un equipo de trabajo. Si alguien es más introvertido que los demás y no está participando en la discusión, tu labor como gerente es preguntarle sobre su punto de vista para que pueda contribuir.
En la gestión de equipos humanos, todos deben sentirse incluidos en la resolución de un problema y saber que sus aportes son valiosos. Aunque el empleado carezca de la habilidad o confianza para hablar en público, es importante que sea escuchado, tanto para su propio desarrollo como para la mejora de procesos y tareas en el grupo.
Al gestionar equipos de trabajo, se recomienda que todos participen en el proceso de branstorming (lluvia de ideas). Este método sigue la premisa de que ninguna opinión es mala para buscar una mejor sinergia. Cuando desechas ideas arbitrariamente, haces que los demás duden al querer aportar.
Los mejores equipos son aquellos que hablan abiertamente sobre lo que quieren hacer. Si la conversación se va por la tangente, entonces tendrás que intervenir. Para que nadie sienta que no es tomado en cuenta, escribe las ideas para que todos, en conjunto, puedan evaluar su viabilidad o no.
Es importante revisar cada cierto tiempo las contribuciones de cada integrante con una evaluación de desempeño. El propósito de esta labor consiste en destacar cuáles son sus mayores fortalezas y hablar sobre aquellos aspectos que verifican una mejora y en cuáles hay margen de crecimiento.
En función de consolidar el trabajo en equipo, las calificaciones de performance sirven como punto de partida para comparar cómo sus competencias y destrezas mejoran en el tiempo. Si muestras que el management valora la integración grupal, los colaboradores también lo verán como algo indispensable.
Los mejores equipos son los que construyen fuertes relaciones de amistad. Piénsalo:
¿te gustaría más trabajar todos los días más con una persona que te cae bien y con la que tienes afinidad o con alguien a quien a penas conoces o hablas?
Por eso el team building es tan importante para la gestión de equipos de trabajo. Crear esas relaciones de respeto y cercanía y, por qué no cachondeo, permitirá a tu equipo mejorar la comunicación y la confianza entre sus integrantes. Este tipo de "eventos" y convivencias fortalecen los lazos internos, la sociabilidad de los empleados y ofrecen una oportunidad para compartir sin tantas formalidades.
Esto puede hacerse de manera periódica, tomando algo al salir del trabajo, haciendo desayunos mensuales en la empresa con los integrantes del equipo, organizando equipos de empresa en algún deporte, almorzando juntos de vez en cuando y, por supuesto, organizando actividades comunes fuera del trabajo.
Créeme, esto mejorará el ambiente de trabajo y la productividad más que cualquier otro curso de project management, coaching o seminario.
Otra clave para gestionar un equipo de trabajo es el entendimiento verbal y gestual a medida que progresa el proyecto. Ya uses una comunicación directa o indirecta, debes confirmar que todos están en la misma página y que no hay dudas o preguntas que faltan por resolver.
Como manager o supervisor, debes estar pendiente de que todos reciban los correos o documentos importantes y que entiendan la intención del contenido. De igual forma, intenta usar un mensaje indirecto o el email cuando sea absolutamente necesario, ya que a menudo se presta a malinterpretaciones.
Por otro lado, es importante incentivar a los integrantes del grupo a hablar de una forma abierta, directa y honesta de las tareas a llevar a cabo. Explicarles que es de mayor utilidad decir al principio de un proyecto "esto no es posible", para buscar una solución con tiempo.
Un NO a tiempo puede marcar la diferencia entre un proyecto mal ejecutado y con mucho estrés a otro terminado con éxito.
Es importante mantener la neutralidad y no favorecer a ningún trabajador por encima del resto. Por más que seamos humanos, cometamos errores y cambiemos nuestra forma de pensar, hay que tratar de mantener una actitud equilibrada e imparcial al interactuar con un grupo.
Al abordar la gestión de equipos de alto rendimiento, hay que saber cuándo balancear las necesidades particulares con cargas de trabajo y deadlines. Si existe una distribución desigual de estos factores, aparece el conflicto y el resentimiento, lo que puede minar el respeto hacia tu autoridad.
Para la gestión de conflictos en equipos de trabajo hace falta tener un protocolo bien detallado sobre cómo se manejarán las controversias internas. Por ejemplo, en el supuesto de que algunos de los empleados no esté de acuerdo con el plan de acción, puedes usar un sistema de votación o simplemente debatir los pros y los contras de las acciones a realizar.
Esto no quiere decir que tengas que resolver todo de forma democrática. El líder está ahí para decidir y en muchas ocasiones tu última palabra será la que cuente. Pero para ello, es importante explicar detalladamente el por qué de las acciones. De esa forma, los integrantes verán el sentido de la decisión.
Por otro lado, contar con una estrategia proactiva para atender cualquier incidente antes de que ocurra es una forma de que los miembros del equipo resuelvan sus diferencias sin tener que recurrir a respuestas poco constructivas, como ataques verbales o agresiones.
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La gestión de personas y equipos exige que percibas y atiendas cualquier conflicto organizacional tan pronto ocurra. Por lo general, se espera que los equipos de trabajo encuentren la forma apropiada para atender aquellos problemas que parecen más insignificantes.
Sin embargo, cuando se trata de un asunto más grave, debes estar preparado para intervenir y asistir a los integrantes en su resolución. Si no quieres que la coordinación, respeto y sinergia estén a merced de rencillas individuales, debes saber cómo lidiar efectivamente con estas situaciones.
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La gestión de equipos eficaces requiere que cada integrante esté motivado y conozca bien su rol. Cuando estableces metas individuales, los integrantes del grupo tendrán una guía sobre cómo deben contribuir y no dejarás tareas al azar.
Es importante crear un sentido de responsabilidad individual para que el equipo logre mayor cohesión. Si alguno de los colaboradores está estresado o agobiado por la carga de trabajo, intenta que otro lo ayude para que pueda rendir más.
Entender cómo gestionar equipos de alto rendimiento pide que estés en constante comunicación con el grupo. Por eso deben darte feedback sobre sus progresos para hacerles un mejor seguimiento a sus logros. Puedes establecer un horario para que cada quien exponga sus avances.
También puedes organizar una reunión con el propósito de que todos discutan cómo pueden mejorar la dinámica de grupo. La retroalimentación constante no solo es esencial para la motivación, sino también para monitorear los objetivos empresariales y mantener los proyectos encaminados.
La gestión de tiempo siempre será un factor clave en el management de una organización. Cómo líder de un equipo de trabajo, vas a averiguar que las cosas pueden complicarse en cualquier momento. Cuando el tiempo es limitado, hay que saber administrarlo para sacar lo mejor de tus empleados.
Como manager, debes saber cómo priorizar tus actividades para no perder tiempo en problemas insignificantes o inconvenientes que otros pueden resolver. Por eso, se recomienda que tengas una lista de cosas por hacer estructurada según la urgencia de la tarea para avanzar de manera eficiente durante el proyecto.
En la gestión de equipos humanos cada uno de los integrantes del equipo debe estar en sintonía con el equipo de trabajo. Es importante darse cuenta si algún colaborador está teniendo problemas para llevar el ritmo o su contribución al progreso del proyecto no es la que se espera.
La sugerencia es que te reúnas con él o ella para intentar resolver lo que está sucediendo. Puede que el empleado esté pasando por problemas personales o que esté consciente de su baja productividad. En caso de que la situación no mejore, piensa en cómo puedes aprovechar los talentos de dicha persona.
Con frecuencia, el equipo estará saturado de trabajo y el proyecto se verá atrasado por esta circunstancia. Cuando esto suceda, tu labor como manager o jefe debe estar orientada a preguntar cómo puedes ayudar y, al mismo tiempo, asegurarte de que los plazos se cumplan.
Cuando trabajas en equipo, este tipo de actitudes sirven para motivar y ganarte el respeto de tus seguidores. Por el contrario, si pretendes asignarles más labores a quienes ya de por sí están hasta el cuello, solamente contribuyes a que se desconecten del proyecto y acumulen resentimiento o frustración.
Esta técnica para gestionar equipos de trabajo habla sobre la importancia de mantener una actitud positiva. El buen estado de ánimo tiende a ser muy infeccioso, por lo que hablar bien del proyecto, genera motivación y entusiasmo por los resultados y hará que el equipo se contagie de esa buena vibra.
No importa si se trata de vender algún producto aburrido o un servicio con pocas perspectivas, debes encontrar la manera de hacerlo atractivo. En este sentido, tienes que encontrar la forma de desafiar a los miembros del grupo para que se interesen en lo que van a hacer y encuentren soluciones innovadoras.
Saber delegar es una de las habilidades directivas y de gestión de equipos que mayores beneficios te puede traer. Por un lado, asignarás tareas que de otra forma deberías hacer tú, liberando parte de tu tiempo para centrarte en tareas que requieran de un pensamiento más estratégico y aporten un mayor beneficio a la empresa / proyecto.
Por otro lado, cuando delegas ciertas responsabilidades, das la oportunidad a tus empleados a aprender habilidades relacionadas con el management. Por tanto le das pie a que se desarrollen laboralmente y aumente su motivación.
La mejor fórmula para que un equipo funcione es facilitar las herramientas y procesos adecuados a los colaboradores para que puedan trabajar de la forma más sencilla y eficiente posible. Cuando planifiques con tu equipo intenta ver cuáles son los "cuellos de botella". Dicho de otra forma, las actividades que pueden bloquear el avance de los proyectos, ya sea por no contar con las herramientas adecuadas, suficiente personal. Tu objetivo será anticipar esos cuellos de botella para que el trabajo fluya sin problema.
Un buen modelo de gestión de equipos tiene un líder que aprovecha cualquier logro, por pequeño que sea, para felicitar a su equipo por el buen desempeño. Este reconocimiento resulta fundamental para la moral, la motivación y el compromiso con los objetivos empresariales.
Esta manifestación de aprecio puede hacer mucho para que el equipo siga enfocado durante el desarrollo del proyecto. Aprovecha para felicitar de manera individual a quienes fueron más allá sus asignaciones para alcanzar una meta. Esta actitud de animador nutre una actitud positiva y un mejor clima laboral.
La experiencia en gestión de equipos puede llevarte a hacer comentarios negativos en ciertas situaciones. Si lo haces, procura agregar algo positivo para que la crítica o la retroalimentación no funcionen como algo destructivo. Resaltar los errores constantemente solo provoca desánimo, frustración y falta de confianza.
Una buena manera de lidiar con los errores es aplaudiendo hasta el más pequeño de los logros. Cuando se trate de criticar o resaltar algo que salió mal, también hay que incluir los momentos de excelencia que ha tenido el colaborador. Esta combinación sirve para motivar y controlar los efectos de la crítica.
Si sabes cómo gestionar equipos de alto rendimiento, entonces conoces la importancia de celebrar como equipo cuando se cumplen las metas o se exceden las expectativas. Puedes organizar una pequeña fiesta para festejar el final del proyecto y compartir los resultados obtenidos después del arduo trabajo.
Como manager, también es importante que muestres apreciación por el esfuerzo de los colaboradores para cumplir con los objetivos. Este reconocimiento agrega un mayor incentivo para terminar los proyectos a tiempo.
Otro aspecto fundamental del liderazgo, es que puedes definir límites saludables en cuanto al trabajo, el descanso y el entretenimiento. De hecho, los empleadores son los responsables de sentar los precedentes sobre cuándo y cómo los colaboradores deben dejar de lado sus asignaciones.
En un modelo de gestión de equipos que atiende al personal, esto podría significar que dejen de revisar el correo después del horario de oficina. Aunque esto puede ser complicado para aquellos que trabajan de forma remota o prefieren usar diferentes horas para sus labores, promover el buen descanso y dichos límites puede evitar el burnout.
La aparición del coronavirus ha puesto sobre la mesa una mayor necesidad de contar con una gestión de equipos remotos operativa. No obstante, tanto empresas como empleados no estaban preparados para asumir este reto de un día para otro. Cuando no se vaticinan este tipo de condiciones, la transición puede requerir más tiempo del necesario.
Como manager o dueño de un negocio, debes entender bien cómo funciona la gestión de personas y equipos. Tienes que abordar temas de cifrado de información, organización del personal de IT y administración, cambios del entono laboral, el plan de continuidad del negocio (BCP) y la puesta en marcha de las herramientas para facilitar la transición.
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La tecnología se ha vuelto parte esencial del nuevo arte de gestionar equipos, ya estén en una oficina o trabajen en remoto. Hoy puedes encontrar una gran variedad de aplicaciones diseñadas para facilitar la coordinación, la comunicación y el seguimiento de las actividades asignadas a un proyecto.
Las herramientas para gestión de equipos se han vuelto cada vez más necesarias porque agilizan la distribución de tareas y el flujo de trabajo. Cuando hablamos de teletrabajo, estas aplicaciones proveen una manera sencilla de planificar, estar al tanto de los progresos, seguir de cerca el desempeño de los colaboradores, almacenar datos y producir informes.
Entre los programas más usados para habilitar el trabajo en equipo presencial y remoto, hay que destacar:
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Ya que nos encanta hacer recomendaciones sobre los temas que tratamos, esta vez tenemos unos buenos libros sobre liderazgo, gestión de tiempo y gestión de equipos eficaces.
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