Es posible que hayas escuchado hablar sobre la metodología OKR para empresas y te hayas preguntado de qué va, cómo funciona.
Este método está creado para para mejorar el rendimiento de los departamentos, al alinear los objetivos de cada uno con los objetivos globales empresa. En otras palabras, conectar las acciones de toda la empresa en base a unos objetivos comunes.
¿Por qué deberías aprender sus principios y aplicarlos en tu empresa? Porque funcionan. Esto lo saben empresas como AirBnB, GoPro, LinkedIn, Netflix o Google.
En definitiva, una herramienta que todo líder debe conocer, ya que te permitirá mejorar tu pensamiento estratégico; al poder visualizar todas las áreas de la empresa en un mismo lugar. Además, está enfocada a empresas de todo tipo y tamaño.
¿Qué descubrirás en este artículo? El significado de OKR, cómo está compuesta, ejemplo, una plantilla para crear tus OKR's y mucho más.
Contenidos de este artículo
¿Qué es un OKR?
El significado de OKR corresponde a Objectives and Key Results, lo que vendría siendo: objetivos y resultados clave. En el mundo real, se trata de una metodología diseñada para que las empresas manejen y hagan seguimiento a sus metas. Este enfoque incluye varias ventajas, como mayor transparencia, foco y alienación de objetivos.
Según un estudio de Deloitte, el 72% de las organizaciones que implementan OKRs experimentan un aumento en la productividad
Dentro del sistema OKR, los objetivos son aquellas cosas que el liderazgo, el personal y las organizaciones quieren alcanzar. Estos pueden ser ambiciosos, cualitativos, cuantitativos o sujetos a un plazo. En cambio, los resultados clave deben ser concretos, medibles y específicos, siendo esenciales para saber si estás bien encaminado, retrasado o en riesgo de incumplimiento (te recomendamos leer el artículo sobre objetivos SMART).
En sí, el OKR está compuesto por un objetivo claro que define lo que se pretende y 2-5 resultados clave para medir el progreso hacia dicha meta. Además, también dispone de iniciativas, que describen las acciones necesarias para lograr avanzar hacia el key result. Esta metodología incluye una serie de reglas que te ayudan a alienar, enfocar, priorizar y medir lo que se hace.
Los OKR suelen ser más efectivos cuando pueden ser adaptados a las necesidades de la empresa durante el trimestre económico. Su implementación evita el error común de establecer objetivos tradicionales y en cascada que empiezan desde arriba y terminan en metas individuales. Cuando tienes un negocio grande, dicha asignación puede tardar entre 4 y 5 años para cumplirse.
Qué es un objetivo, un key result y una iniciativa
Al implementar la metodología para crear OKRs, debemos diferenciar 3
Objetivos: son descripciones precisas de lo que se pretende alcanzar en un futuro cercano. Para mejorar su efectividad, se recomienda que sean cortos, inspiradores y promuevan el compromiso. Visto como una hoja de ruta, el objetivo debe ser un reto y aportar inspiración al equipo de trabajo.
Key result: En el sistema OKR, los resultados clave representan métricas con valores iniciales y valores meta que miden el progreso hacia un objetivo. Para que el personal los tenga presentes, cada objetivo debería tener de 2 a 5 key results. También puede ser visto como una trayectoria con cierta distancia y tiempo que marca dónde está el fin del camino.
Iniciativa: Es una descripción del trabajo que debes llevar a cabo para influenciar el resultado clave. Mientras que el objetivo te muestra cuál es tu destino y el resultado clave la distancia a recorrer, la iniciativa es lo que te indica los medios que vas a usar para llegar a tu destino final.
Plantilla de OKR gratuita
Hemos creado dos plantillas gratuitas para que puedas hacer el seguimiento de tus OKRs, simplemente tienes que hacer una copia del documento.
Dentro del primer documento encontrarás las instrucciones que debes seguir para rellenar las plantillas (la puedes modificar y adaptarla a tus necesidades).
Ejemplos de OKR
Para que tengas una mejor idea de cómo poner en práctica esta metodología, te mostramos 2 ejemplos de OKR básicos.
El primer ejemplo de OKR está relacionado con la definición de objetivos, que puede ser “Crear una experiencia de usuario que mole”. Puede que suene muy bien, pero recuerda que, si no puedes medir, entonces no hay meta.
Aquí es donde entra en juego el resultado clave. ¿Cuál es la mejor forma de medir la experiencia del usuario que estás dando? Puedes usar la tasa de recompra o el NPS para averiguarlo. En este punto tienes que responder la siguiente pregunta: ¿Mis clientes están lo suficientemente satisfechos como para comprar de nuevo y recomendarme?
Junto a estos valores, debes incluir una contramedida como el coste de adquisición de clientes. Esto es para evitar complacer al cliente a toda costa y enviar el mensaje equivocado a los equipos de trabajo. Aunque quieras hacer felices a tus consumidores, es importante tener las finanzas bajo control para establecer un modelo de negocios sostenible.
Objetivo: “Crear una experiencia del usuario que mole”
Resultados clave: Mejorar el NPS desde A hasta B, aumentar la tasa de recompra desde C hasta D, y mantener el coste de adquisición de clientes por debajo de E.
En el segundo ejemplo de OKR, vamos a suponer que quieres aumentar el engagement con alguno de tus servicios digitales. En este caso, el objetivo puede ser: “Deleitar a nuestros clientes”. Para lograrlo, vas a necesitar al menos 5 key results:
Aumentar el Net Promoter Score desde A hasta B
Elevar el tráfico orgánico o no pago desde C hasta D
Reducir la tasa de cancelación (churn) desde E% hasta F%
Mejorar el promedio de visitas semanales por usuario activo desde G hasta H
Impulsar la incidencia de usuarios que completan el perfil completo desde I hasta J
Nuevamente, si cuentas con una serie de resultados clave, puedes definir un OKR sostenible. En este ejemplo se pretende subir las visitas semanales sin la necesidad de pagar más publicidad. Por eso el key result es fundamental, porque te permite definir lo que está detrás de “Deleitar a nuestros clientes”. Otra empresa u otro equipo pueden hacer lo mismo, pero con diferentes resultados clave.
Como puedes comprobar, hay muchas "palabrejas" que están relacionadas con proyectos y métricas online. Si no tienes un proyecto online, no pasa nada. Los objetivos pueden basarse en acciones físicas también. El truco es saber cómo medirlos de una forma sencilla.
Historia de los OKR
Aunque las fuentes establecen diferentes versiones sobre el origen del método OKR, nos quedaremos con la versión que data de hace casi 70 años atrás. En dicho relato, se señala que Peter Druker, creador de la gestión por objetivos (MBO en inglés) en 1954, fue el precursor de este enfoque.
Haciendo uso del MBO, el cofundador de Intel, Andy Groove (1968), sería el encargado de desarrollar el sistema OKR que se conoce en la actualidad. Como la empresa estaba pasando de chips de memoria a procesadores, alinearon sus objetivos micro y macro para convertirse en lo que son hoy.
Aun así, muchos consideran que John Doerr es realmente quien le otorgó notoriedad a los OKR en 1999. Siendo pupilo en Intel, de ahí pasó a la firma Keiner, Perkins, Caufield y Byers, uno de los principales inversionistas de Google. Como consultor de dicha big tech, les enseñó esta metodología tan efectiva.
En definitiva, está claro que este enfoque pasó de Intel a las Startups de Silicon Valley y luego a las compañías más importantes del planeta. Es bien sabido que AirBnB, GoPro, LinkedIn, Netflix, Twitter, Salesforce... usan esta forma de trabajar para seguir creciendo. Asimismo, marcas como Ing Bank, Target, Walmart... también usan los OKR.
Beneficios de los okr: Para CEO's, managers y trabajadores
La implementación de la metodología OKR muestra diversas ventajas para las organizaciones. Cuando dividimos la estructura operacional de una empresa o startup, obtenemos lo siguiente:
CEOs
Los beneficios más inmediatos para el responsable último de la estrategia suelen ser:
Integrar los objetivos dentro de la visión, misión y valores de la empresa. Esto facilita la motivación interna.
Conseguir que la empresa esté alineada con sus objetivos en todos sus estratos. Esto significa que el liderazgo entiende bien las prioridades del negocio y qué tareas de alto impacto son necesarias cada trimestre.
Obtener una mayor visibilidad dentro del funcionamiento empresarial. Así puedes ver el performance de cada colaborador y departamento, los obstáculos y los éxitos.
Según un estudio del software de OKRs 15Five, el 90% de las organizaciones que implementan OKRs experimentan un aumento en la eficacia en la toma de decisiones.
Managers
Los beneficios para la parte gerencial también son relevantes:
El método OKR les permite a los gerentes mantener a sus equipos motivados, inspirados, enfocados y alineados. Esta dinámica provee contexto y dirección sobre las prioridades de cada trimestre.
El sistema OKR promueve una mentalidad basada en el crecimiento. El personal está más enfocado en el progreso antes que los resultados, y usa la definición/concreción de metas como oportunidades para evolucionar.
En el caso del personal, la aplicación de la metodología para crear OKRs los ayuda a:
La identificación de destrezas o competencias poco desarrolladas. Esto sirve para establecer metas de aprendizaje o capacitación para promover la mejora continua.
La adquisición de compromiso y mejora de la satisfacción laboral al alienar sus metas personales con los objetivos. Esto les permite ver cómo su trabajo individual impulsa el crecimiento y rendimiento del negocio.
La visualización de los cambios, actualizaciones y prioridades de la compañía y cómo estos factores inciden directamente sobre el performance.
Cómo funciona la metodología okr
A la hora de implementar el sistema OKR, hay que tomar en cuenta lo antes mencionado y la apropiada creación de objetivos. De forma simplificada, el proceso requiere que:
La empresa defina 3-5 objetivos para el año y para cada trimestre.
Cada equipo de trabajo establezca 3-5 objetivos que están alineados con los que ha aprobado la dirección de la compañía.
Los colaboradores se pongan de acuerdo con los managers para precisar los 3-5 objetivos y sus correspondientes resultados clave. Estos deben estar alineados con los mencionados arriba.
Ahora bien, esta asignación de metas separadas en 3 partes debe funcionar de manera integral e interconectada con otros elementos esenciales. Si quieres impulsar el engagement y el rendimiento de la empresa, debes entender lo siguiente:
Tablero de objetivos
El tablero de objetivos se usa para crear las nuevas metas de cada uno de los trimestres y para visualizar las metas globales, departamentales e individuales. Esta función le permite al personal revisar los OKR para los períodos establecidos, así como el progreso que han conseguido y el plazo restante para alcanzarlos.
Objetivos del check-in
Puedes incluir los objetivos del check-in en tu empresa cada semana para que tengan prioridad sobre los demás. Esto les permite a los empleados actualizar su progreso con respecto al key result a lo largo del plazo designado. También puedes colocar las metas en el tope semanal del check-in para que los managers sepan en qué trabaja el personal y darles contexto en caso de que tengas que dar feedback.
De acuerdo a una encuesta reconocida (Gallup), solamente el 34% de los trabajadores está de acuerdo con que sus jefes sepan lo que hacen. En la medida que los gerentes tienen un seguimiento sobre los proyectos OKR y sus hitos, saben cómo guiar con mayor asertividad. Ya que van más allá de los resultados, pueden aportar información cualitativa y, durante las entrevistas, conocen a profundidad qué afecta o motiva el performance de cada miembro del equipo.
Objetivos como recursos para las autoevaluaciones
En la medida que los empleados van completando el check-in cada semana, su progreso queda registrado en un solo sitio para las evaluaciones trimestrales o semestrales. Esta ventaja reduce la tendencia a favorecer los hechos más recientes, asegurando una evaluación del rendimiento más objetiva y equilibrada.
Cuando hablamos de objetivos con relación a las evaluaciones, muchos se preguntan si completar las metas debería estar vinculado a promociones o aumentos de salario. Según varios estudios, las metas muy altas combinadas con incentivos monetarios suelen propiciar un comportamiento poco ético. De hecho, esto puede promover una mentalidad de resultados a toda costa.
En este sentido, no es buena política ligar el cumplimiento de objetivos a las decisiones de paga. Al momento de analizar el rendimiento para la compensación, lo más recomendable es usar los datos referentes a todas las mediciones posibles de performance. Por ejemplo, para managers podría incluir resultados del equipo, tasa de retención de empleados, porcentaje de promoción...
Cómo crear los OKR de la empresa
Los objetivos empresariales son piezas fundamentales para dirigir la atención, priorizar áreas estratégicas y asegurar que todos están alienados y motivados para perseguir una meta común. Aunque parezcan básicos, muchos negocios no saben cómo comunicar sus prioridades o nos las conocen. Si quieres aumentar el compromiso, la productividad y la motivación, empieza por:
Iniciar con el CEO. Por ser el responsable de la dirección, es quien debe promover la misión, visión y valores de la empresa. Los objetivos empresariales tienen que ser definidos por el liderazgo superior primero y luego por los niveles siguientes. Como las metas departamentales se apoyan en las gerenciales, esto permite una alineación individual y global. Cuando existe coherencia en todos los niveles y el personal se identifica con las metas organizacionales, posee 3,5 veces más disposición a comprometerse.
Asegurar la alineación. Curiosamente, solo el 2% de los empleados puede recordar cuáles son las prioridades de su empresa. Esto sucede porque las organizaciones establecen demasiados objetivos como para estar al tanto. La mejor recomendación para tener éxito y estar entre los mejores es hacer menos de manera obsesiva. Es decir, si puedes reducir el proceso a su mínima expresión, tener pocas prioridades y aplicar un esfuerzo excepcional, vas a superar a quienes pretenden abarcar demasiado.
Motivar con propósito. Algunas investigaciones indican que hay varios factores que impulsan la motivación intrínseca: autonomía, identificación, maestría y propósito. En este sentido, los objetivos empresariales destacan porque proveen contexto y una visión clara de lo que representa el trabajo individual. Solamente hacen faltan 3 metas estratégicas al principio de cada trimestre para alinear a las personas con el fin común del negocio.
https://www.youtube.com/watch?v=ZMml62uRD00
Cómo definir los objetivos individuales de la metodolagía OKR
Dentro de la metodología OKR en español, los objetivos y las metas son lo mismo al momento de definir unos u otras. Muchas investigaciones demuestran que las metas son muy efectivas para mejorar el engagement y el rendimiento. Cuando los empleados ponen sus objetivos, deciden de manera consciente lo que quieren lograr en un plazo determinado, lo cual dirige su atención, los llena de energía y modifica su comportamiento.
Para que estos propósitos sean efectivos, hace falta:
Metas significativas. Por lo general, los colaboradores están más motivados a lograr sus objetivos cuando los mismos poseen una relevancia personal. La motivación intrínseca es una convergencia en la que las necesidades individuales y profesionales están alineadas. Cuando managers y equipos definen los objetivos trimestrales, hay que sopesar lo que quieren los miembros para asegurar su compromiso.
Participación conjunta. Los managers tienen la gran oportunidad de aumentar la motivación de los empleados al poner metas por consenso. Según Gallup, 30% de los colaboradores está de acuerdo con este proceso, siendo 3,6 más propensos a estar comprometidos. Esta participación activa promueve la igualdad y el sentimiento de ser escuchado. Ya que las expectativas gerenciales son importantes, este trabajo conjunto suele elevar la productividad hasta un 56%.
Crecimiento y desarrollo. Para muchos millennials, estos factores son esenciales para estar comprometidos. Dado que los empleados necesitan ciertas habilidades y experiencia, la adquisición de nuevas habilidades debe estar orientada a la fijación de metas antes que objetivos de performance. Esto pasa porque al aprender objetivos, los muy específicos o desafiantes afectan negativamente el rendimiento. Por eso se recomienda establecer metas generales y a corto plazo que impulsan el mejor esfuerzo, la flexibilidad y el crecimiento.
Monitoreo del progreso. Diversos estudios muestran que la capacidad de ver el final de la meta es fundamental. Por eso hace falta un monitoreo del progreso para que la fijación de objetivos funcione. Esto hace del tablero y del check-in herramientas que permiten a los colaboradores ver cómo van. Si quieres aumentar la motivación y el performance, concéntrate en el avance y no en los resultados. Además, como manager te sugerimos promover el logro y el rendimiento en vez de estar midiéndolo o evaluándolo.
Diferencias entre okr y kpi
Ya hemos abordado el significado de OKR y lo que representan para la dinámica organizacional. En otro post, también hemos explicado en detalle cómo funcionan los KPI. Por eso no tenemos la intención de redundar en conceptos con los cuales seguramente estás familiarizado.
Generalizando, los OKR tienen como propósito alinear los objetivos en función de uno o más resultados clave que han sido establecidos con anterioridad. Por el contrario, los KPI representan una métrica asociada con un resultado y la manera en que se ejecutaron las acciones.
Puede que esto parezca algo similar, pero no es el caso. Ciertamente estas metodologías tienen la palabra “clave” en común, que nos da a entender que se trata de un valor exclusivo e importante. Para comprenderlo mejor, hablamos sobre resultados clave e indicadores clave, que son complementarios.
Esto quiere decir que los OKR están enfocados en metas que se quiere lograr y sirven como guía tanto para la empresa como para los colaboradores. La diferencia está en que los KPI actúan como una medición del performance de los indicadores necesarios para alcanzar un objetivo; son métricas integradas a los OKR.
Por otra parte, los KPI's son indicadores de evaluación trimestral o semestral que pueden ser usados para determinar el rendimiento de un trabajador. Esto no ocurre con los OKR, que están desligados de la compensación y enfocados en la creación de metas individuales más amplias que están alineadas con las departamentales.
Asimismo, los OKR están pensados para mantener la transparencia de los objetivos empresariales, departamentales y grupales para todo el personal. Esto está destinado a promover la responsabilidad dentro de todos los niveles organizativos por todos los OKR creados durante el trimestre. Eso no sucede con los KPIs, que son tratados en privado por CEOs y gerentes.
Características de los okr
Hemos visto que los OKR están integrados por objetivos, resultados clave e iniciativas. Mientras que estos son sus componentes básicos, para entender mejor cómo funcionan tenemos que revisar algunas de sus características principales. Entre ellas, vale destacar 2:
Los OKR no hacen cascada
La manera tradicional de instituir objetivos empresariales funciona como una caída de agua. Esto quiere decir que fluyen de arriba hacia abajo, de manera irreversible y sin ciclos de retroalimentación para hacer ajustes. Este modelo convencional está basado en la mentalidad de comando y control en el cual las decisiones tienen un solo sentido.
Aunque esto es una mejora de sistemas anteriores, también puede consumir mucho tiempo. No es raro que empresas tomen 4, 6 o más meses para definir sus objetivos. Contrario al método OKR, la cascada evita la alineación de las metas y su falta de transparencia hace más compleja la coherencia para que todos los involucrados persigan un fin común.
OKRs tácticos y estratégicos
No debe asumirse que los OKR solamente funcionan para ciclos trimestrales. La adopción de objetivos anuales tiene como finalidad no perder la perspectiva de un panorama más amplio. En su implementación, hay que entender que, dentro de un modelo anidado, necesitas complementar los aspectos tácticos y estratégicos:
La cadencia táctica implica OKRs de corta duración (trimestre) para los equipos con una revisión a mitad del período establecido.
La cadencia estratégica contiene OKRs de alto nivel con una duración más amplia (1 año) y con cierta flexibilidad. Está diseñada para la empresa o departamentos importantes y se recomienda su revisión cuando haga falta.
Problemas típicos a la hora de crear okr
Cuando usas la metodología para crear OKR, resulta normal que cometas algunas pifias de principiante para su implementación dentro del negocio. Entre los errores frecuentes para su elaboración, destacan:
Definir OKRs que no se pueden medir. En este caso, debes recordar la máxima de John Doerr: Cada resultado clave debe ser medible.
Establecer OKRs de arriba hacia abajo. Como ya hemos establecido, éstos no funcionan como cascada. Por eso trata de involucrar al equipo para que todos aporten a su creación.
Crear OKRs en grupos aislados (silos). Al momento de determinar el alineamiento, los grupos o departamentos deben comunicarse de manera asertiva para que estén en la misma página.
Poner demasiados OKRs o resultados clave. No hay que ver a los OKR como una lista de pendientes o de acciones que debes cumplir. Como menos, es más, representan las prioridades más urgentes de la empresa.
Incluir tareas (iniciativas) como key results. En términos de performance, los resultados clave no son cosas que se ejecutan. Simplemente hacen referencia a una consecuencia exitosa de lo que has hecho.
Colocar y olvidar. Es claro que no deberías tratar a los OKR como resoluciones de año nuevo. Debido a su importancia, debe ser parte integral de la cultura organizacional. Por ende, necesitan un seguimiento mediante una cadencia regular (trimestral).
Incluir los OKR como parte de una fórmula de compensación. Hay que entender que un OKR es una herramienta de gestión, no de evaluación de empleados.
Tratar de copiar ciegamente a Google. No existe una sola forma de adoptar los OKR dentro de una compañía. Incluso en Google los equipos los adoptan de maneras distintas. Lo importante es entender los principios que los gobiernan y adaptar su implementación a tus necesidades.
Herramientas digitales y software para hacer los OKR de tu empresa
Mide lo que importa: Cómo Google, Bono y la Fundación Gates cambian el mundo con OKR - de John Doerr
The OKR Handbook: How to Use Objectives and Key Results to Drive Growth and Achieve Your Goals - de Ben Lamorte.
Objectives and Key Results: Driving Focus and Alignment - de Paul R. Niven
OKRs: A Simple Guide to Objectives and Key Results - de Clayton F. Alderfer
The OKR Coach: Achieving Breakthrough Performance with Objectives and Key Results - de Paul Niven
Consejos para redactar buenos OKR
Trata de que los objetivos sean cortos, simples y fáciles de memorizar. Si debes tomar aliento para exponer el contenido del mismo, esto significa que debes simplificarlo aún más.
Por otra parte, los objetivos no deberían ser aburridos o poco inspiradores. La recomendación es que los hagas divertidos o informales para que se ajusten a tu cultura organizacional. Incluso, puedes usar un poco de humor chistes internos para que tengan el efecto deseado (lo hacemos nosotros internamente en Economía TIC).
Separar las métricas de las tareas.
Por lo general, intenta tener de 2 a 5 por objetivo.
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