Una correcta gestión del cambio es fundamental en los procesos de transformación de cualquier empresa y se pueden aplicar tanto a tu equipo como a toda una organización. En cualquier caso, se necesitan ciertas competencias y habilidades blandas para liderar una adaptación efectiva.
Para entender la importancia de la gestión del cambio, los entornos VUCA y otros aspectos clave como los crecientes procesos de digitalización empresarial que estamos viviendo, cuentas con esta pequeña guía que te dará las claves para poder implementar cambios estructurales en tu equipo y/o empresa, con el objetivo de mantener la competitividad sin perder de vista la gran importancia del lado humano.
La gestión del cambio organizacional está compuesta por herramientas, técnicas y procesos que se usan para gestionar la dimensión personal en la búsqueda de los resultados deseados. En estos últimos tiempos, la necesidad de adaptarse a los cambios se ha vuelto más relevante, especialmente en los negocios. También vista como competencia y proceso, la transformación organizacional se enfoca en que las personas la integran en su rutina diaria.
Cuando hacemos referencia a la gestión del cambio, hablamos sobre una transformación que surge del talento humano. Diseñar procesos nuevos, implementar otra clase de organización y aprovechar la tecnología al máximo requiere que las personas estén a bordo con lo que se pretende hacer. Esto también se debe a que el éxito financiero depende en gran medida de hasta qué punto cada individuo es capaz de abrazar la adaptación.
Desde la perspectiva de un proceso, representa una serie de pasos que debe hacer el integrante de un equipo con respecto a una iniciativa o proyecto en particular. Esto involucra una estrategia y un plan que pretende dirigir a las personas a través del cambio. De acuerdo al modelo de gestión del cambio de Kotter y otras metodologías, esto requiere 3 fases:
Cuando hablamos de competencias, significa que el líder o manager posee la habilidad de guiar de manera efectiva a las personas durante el cambio. Aunque la noción de liderazgo como una virtud es algo universal, en este caso depende de la relación que tengamos hacia la transformación.
Para un líder experimentado (senior), la competencia de la gestión del cambio puede ser un promotor efectivo de la adaptación y demostrar compromiso hacia este proceso, tanto de manera personal como organizacional. Para los supervisores de primera línea, tener esta habilidad significa proveer coaching en la elaboración de informes directos, al tiempo que pasan por su propia experiencia de cambio.
Si bien esta habilidad puede variar en función de tu relación con el cambio, las organizaciones son más exitosas cuando son capaces de fomentar las competencias de la gestión del cambio en todos sus niveles. Esto se debe a que no se trata solamente de entrenamiento, comunicación o la resistencia al cambio.
De hecho, para que sea un proceso eficaz, debe seguir un enfoque holístico, estructurado y en base a varias herramientas que faciliten la transformación individual y organizacional.
Más allá de Covid-19, está claro que el mundo de los negocios sigue cambiando de forma dramática y a un paso que muchos no pueden sostener. La economía digital, internet, los smartphones y las redes sociales forman parte de nuestra vida, cuyos efectos la hacen impredecible. Como las organizaciones o empresas deben adaptarse a los cambios rápidamente, necesitan entender cómo funcionan los entornos VUCA.
Aunque tenemos un post donde puedes profundizar este tema, vale la pena recordar qué significa este acrónimo en inglés:
El modelo VUCA representa una serie de desafíos que deben encarar empresas, equipos, managers y empleados. De manera individual, estos retos de por sí son complicados, pero combinados son aún más peligrosos. Ya que estas fuerzas pueden afectar cualquier organización, necesitas competencias, conductas y enfoques nuevos para contrarrestarlas. De ahí la importancia de la gestión del cambio.
Puede que no puedas escapar a los escenarios VUCA, pero no significa que no puedas usar estas circunstancias a tu favor o usar la gestión de equipos para mitigar sus efectos. El secreto para lidiar con estas situaciones consiste en desglosar cada una de sus partes para ubicarlas y tratarlas una por una. De acuerdo al modelo VUCA, te sugerimos:
Mediante este enfoque, vas a necesitar:
Esta adaptación requiere de varios elementos:
De acuerdo a cómo cambiar el mundo: gestión del cambio 3.0, este paso requiere:
En este último paso, la transformación debe estar guiada por acciones como:
La gestión del cambio tecnológico, financiero... puede ser efectiva siempre y cuando tengas presente sus dos perspectivas fundamentales: la personal y la organizacional. Así tenemos:
Este enfoque personalizado corresponde al entendimiento de cómo las personas experimentan la transformación. De acuerdo al modelo ADKAR (siglas en inglés), se produce un proceso exitoso cuando el individuo posee:
Si una persona se queda estancada en una de estas fases y no puede progresar de manera secuencial a través de este modelo, la adaptación no surtirá efecto. La meta principal del liderazgo en este caso, es asegurarse de que los involucrados asimilen cada uno de los conceptos: Awareness, Desire, Knowledge, Ability y Reinforcement, (Alerta, Deseo, Conocimiento, Aptitud, Reforzamiento).
El enfoque organizacional de la gestión del cambio implica una serie de actividades que los equipos de proyectos usan para apoyar la transformación individual. Al igual que con el modelo ADKAR para incentivar la transición personal, también se puede usar esta metodología a lo largo de toda la organización.
Una forma de afrontar este reto consiste en aplicar un sistema que usa la evaluación rápida y la estrategia para impulsar lo que se conoce como los 5 planes dirigidos o las 5 palancas del management y gestión del cambio:
Aunque necesarios, los cambios en una organización causan incertidumbre, estrés, frustración y otras emociones que el líder debe saber cómo gestionar. Contar con la capacidad de aplicar la gestión del cambio organizacional ya no es un simple requisito, sino una ventaja competitiva que permite adoptar nuevas maneras de relacionarse, de operar y de adoptar las tecnologías que siguen apareciendo.
Los managers que se encargan de la gestión de equipos deben saber cómo luchar contra la resistencia al cambio para que el personal y la empresa evolucionen. Cuando se tiene la capacidad de cambiar, el staff entiende bien la necesidad de este proceso, muestra mayor compromiso para afrontar retos y desarrolla más confianza para adaptarse a los cambios. En definitiva, saber asumir la transformación organizacional genera mayor competitividad, productividad y resiliencia.
Entendemos que hace falta tiempo y esfuerzo para lograr cambiar nuestras conductas habituales. Por esta razón, los managers tienen problemas para medir con exactitud el avance en estas situaciones porque estimar el apoyo puede ser algo engañoso. Justo cuando creemos que alguien está convencido de la transformación, esa persona puede expresar una objeción y volver a sus viejas costumbres.
A menudo, el liderazgo asume que los afectados van a estar maravillados con los cambios planteados, por lo que deberían aceptar sin pensar la nueva manera de operar. Pero como es natural, existe una resistencia al cambio en la mayoría de las personas que temen salir de su zona de confort o tienden a reaccionar de forma impredecible. Esto crea varias dificultades para implementar la gestión del cambio e innovación:
A diferencia de una máquina o un programa, las personas demuestran actitudes ilógicas y poco predecibles. En la práctica, las acciones relacionadas con la gestión del cambio organizacional pueden servir para un grupo y para otro no. Esto también ocurre con la comunicación, hay ciertos mensajes que pueden resonar o no dentro de una empresa.
Decimos esto porque la transformación organizacional debe interactuar con cada una de las personas que necesita cambiar. Mientras que los correos, chats, vídeos y otras formas de comunicación ayudan a fortalecer el mensaje, este enfoque no es suficiente para hacer sentir que estás atendiendo los problemas del personal. Debes entender que el cambio es algo muy personal y que la gente que se ve afectada por la adaptación quiere que alguien escuche sus frustraciones o dudas antes de aceptar una nueva realidad.
Por experiencia, estos cargos influyen de manera decisiva cuando quieres aplicar una gestión del cambio e innovación. Ya que conocen bien los detalles operacionales de los procesos actuales, son capaces de anticipar los posibles problemas y las reacciones de los clientes.
Quienes no son sensibles a este tipo de disrupción, creen que es más eficiente involucrar a pocas personas. Aunque incluir a un mayor número implica más trabajo, también fortalece el compromiso porque atiendes sus sugerencias, lo que les impulsa a apoyar el resultado final.
Todos los esfuerzos de la transformación organizacional deben estar estrechamente coordinados con el plan. La implementación se hace más complicada cuando se aplican las acciones antes de finalizar los detalles del proceso. Si no existe información sobre el nuevo sistema, se corre el riesgo de que el equipo encargado transmita una idea vaga o solamente describa lo que espera que pase. Cuando el programa nuevo no se materializa lo suficientemente rápido o su funcionamiento no es el anticipado, los involucrados terminan desilusionados.
En este proceso de transformación, las razones emocionales y lógicas deben estar muy bien integradas. Con frecuencia, la gerencia expresa los argumentos racionales sin un buen apoyo sentimental. Ya que estos elementos no deberían estar separados, las personas responden mejor a la hora de actuar cuando los hace sentir que son parte de algo importante y que es más grande que ellos. Las perspectivas de cumplir un objetivo en común deben capturar sus corazones y sus mentes para que estén enfocados a hacerlo realidad.
Como bien sabemos, las normas culturales varían de un lugar a otro. Cuando hablamos de la gestión del cambio y liderazgo hay que procurar estar al tanto de las costumbres locales, en especial con un sistema global que pretende estandarizar las operaciones. Para ilustrar este punto, veamos algunos ejemplos:
Todo liderazgo que pretenda implantar con éxito la gestión de cambio en su organización, necesita:
Conocida como las 7 Rs (por sus siglas en inglés), esta lista de verificación incluye una serie de puntos importantes que debes tomar en cuenta antes de iniciar un proceso de transformación o adaptación. Estas 7 preguntas tienen como finalidad reducir la resistencia al cambio antes de cualquier implementación y son las siguientes:
Ya que existen muchos actores que pueden impulsar un cambio, resulta básico contestar esta interrogante. La mejor forma de afrontar la autorización correspondiente para ejecutar los cambios es a través de un sistema que registre cada modificación Así dispones de una base de datos de apoyo durante algún proceso de auditoría.
La respuesta a esta pregunta es lo que te va a permitir poner en marcha una gestión del cambio e innovación reduciendo los riesgos y sabiendo cuál es el objetivo final para comenzar este proceso. Sin importar la clase de modificación que se pretende en la empresa, los cambios más significativos deben pasar por criterios de análisis consensuados, lo cual favorece la priorización.
Antes de recurrir a una transformación organizacional, resulta crítico comprender cuál va a ser el retorno o beneficio de lo que se hará para definir su prioridad. Hay que distinguir 2 aportaciones clave dentro de la gestión del cambio: el aporte tecnológico y el financiero para saber con mayor certeza cuál es la relación precio-valor de las acciones sugeridas.
Toda gestión de cambio en las organizaciones involucra ciertos riesgos. En el transcurso de la aceptación o el rechazo de las adaptaciones, también debes considerar no hacerlo. Por lógica, nadie puede estimar la cantidad de riesgo que conlleva este paso, pero sí se puede llegar a un nivel aproximado de previsión antes de implementar cambios.
Antes de poner en práctica una gestión de cambio organizacional, los encargados de la misma deben ser quienes sepan cómo responder esta interrogante. Cualquier responsabilidad inherente al proceso debe ser viable, ejecutable y trazable a lo largo de todos los niveles jerárquicos en los que se pretende llevar a cabo la transformación.
Dentro la gestión de cambio y liderazgo tampoco puede faltar la asignación de recursos, como infraestructura y talento humano, para la implementación de este desarrollo empresarial. En el momento que decides abordar una transformación organizacional, no solo debes aceptarla, sino también analizar cuál será su impacto sobre otros proyectos, que debería ser positivo y no negativo.
En esta economía de conocimiento, todo se ha vuelto más complejo. Conseguir una respuesta a esta pregunta es más difícil por la cantidad de eventos que ocurren de manera simultánea. Si quieres definir la relación entre cambios, necesitas integrar los límites funcionales, ya que no hacerlo puede causar un retraso en el plazo establecido para la adaptación.
